Unterlagen organisieren leicht gemacht

Kennst Du das auch? Ein Berg aus Papier häuft sich langsam in deiner Ablage. Jede Menge Unterlagen, die noch einsortiert werden müssen. Dazwischen noch einige Angebotsschreiben oder sonstige Briefe, die eigentlich gar nicht abgeheftet werden müssen. Und je mehr es wird, desto schlimmer wird es damit anzufangen die Unterlagen zu organisieren. Und zack, das Jahr ist vorbei und der Lohnsteuerjahresausgleich ruft schon wieder.

Unterlagen einfach organisiert

Argh, wo sind jetzt die ganzen Unterlagen, die ich dafür brauche? Ich kannte das wirklich jahrelang.

Ordnung in das Papier Chaos zu bringen scheint irgendwie vielen schwer zu fallen, denn so gut wie jeder, den ich danach gefragt habe, wie er/sie seine Unterlagen sortiert, konnte mir keine genaue Antwort geben oder hat zugegeben, dass es eher nach dem Haufenprinzip sortiert ist.

Ich habe es lange Zeit versucht meine Unterlagen durch den Einsatz von Ordnern in geregelte Bahnen zu lenken – leider ohne Erfolg. Wenn ich was abheften musste, musste es meist erst noch gelocht werden. Dann hat man ein Regal mit extrem vielen Ordnern, aus dem man sich den richtigen herausfischen muss. Und wenn man dann noch einen Berg abheften muss, nimmt man ein und denselben Ordner auch mal häufiger in die Hand.

Schluss damit!

Vor ca. 5 Jahren habe ich im Internet nach einer passenden Lösung gesucht und bin fündig geworden. Das sogenannte FreedomFiler System. Dabei werden die Hängemappen verwendet und alles ist nach Farben und Kategorien sortiert. Schaute total simpel und platzsparend aus.

Genau deshalb habe ich mich mit Hängemappen und Einstellmappen eingedeckt, das System für mich adaptiert und meine Unterlagen neu sortiert.

Da ich seit 6 Jahren schon mit dem System lebe, kann ich sagen – für mich funktioniert es wunderbar. Vielleicht funktioniert es ja für Dich auch?

Mit System zurück zur Ordnung

  1. Suche alle Deine Papiere und Akten zusammen
  2. Sortiere Deine Unterlagen vor
  3. Kategorisiere Deine Papiere erst grob, dann fein (Beispiele für Kategorien siehe unten)
  4. Hefte die Unterlagen ab und beschriften nicht vergessen

Verwendete Produkte:

Kleberegister*

Binder Clips*

Einstellmappe*

Hängeregister*

Box für Hängeregister*

Kategorien für die Unterlagen

Ich kann Dir natürlich nicht sagen, welche Kategorien Du bei Deinen Unterlagen haben wirst, aber ich kann Dir einige Beispiele hier zeigen, wie ich meine Kategorien gewählt habe. Vielleicht passt davon ja auch was für Deine Papierablage

Ich habe dabei meine Kategorien auch noch mit Farben versehen.

Rot sind wichtige Papiere und solche, die ich niemals wegschmeiße.

Gelb sind Unterlagen, die variabel sind. D.h. Papiere, die man gelegentlich austauschen muss wie z.B. Mietverträge oder Abo´s.

Grün verbinde ich immer mit Geld. Deshalb befindet sich bei dieser Farbe alles was mit Finanzen zu tun hat, wie Rechnungen oder Bankangelegenheiten.

Die Versicherungen, die eigentlich ja auch variabel sind, und somit gelb sein müssten, habe ich dennoch in Blau abgelegt, da dies für mich zur besseren Übersicht wichtig war.

Und zu guter Letzt: Braun. Das sind für mich die gesonderten Unterlagen für meinen Hund.

Unterlagen einfach organisiert

Bank

  • Girokonto
  • Kreditkarte
  • Kredit
  • Kontoauszüge
  • Infoschreiben

Finanzamt

  • Aktuelles Jahr
  • Vorjahr
  • Allgemeine Informationen (Steuernummer & Co.)

Rechnungen

  • Handy/Telefon
  • Auto
  • Haushalt (E-Geräte, Möbel, Küchengeräte)
  • Strom, Wasser, Gas

Persönliches/Wichtiges

  • Geburtsurkunde
  • Reisepass
  • Meldebescheinigungen

Zeugnisse

  • Arbeitszeugnisse
  • Schulzeugnisse
  • Qualifikationen

Gesundheit

  • ärztliche Gutachten

Eigene Firma

  • Gewerbeanmeldung
  • eingehende Rechnungen
  • ausgehende Rechnungen
  • sonstige Anmeldungen (z.B. Kundenkarten)

Arbeit

  • Gehaltsnachweise (nach Jahren sortiert)
  • Arbeitsvertrag
  • Mitteilungen
  • Archiv (für ehemalige Arbeitsstellen)

KFZ

  • Kaufvertrag
  • Werkstatt und TÜV Berichte

Wohnung/Haus

  • Miet-/Kaufverträge
  • Nebenkostenabrechnungen
  • Handwerker Rechnungen
  • Quittungen für Anschaffungen (fest im Haus integriert)

Abos

  • Zeitschriften
  • Schlüsselkarten(Tanken usw.)
  • Kurse

Verträge

  • Kauf- und Mietverträge

Versicherungen

  • BU
  • Zusatz Rente
  • KFZ
  • Hausrats
  • Haftpflicht
  • Krankenversicherung
  • Unfall
  • Rechtsschutz
  • ADAC

Haustier

  • Impfpass
  • Abstammungsurkunde
  • Krankenunterlagen
  • Versicherung

 

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

Zu guter Letzt noch ein wichtiger Punkt. Was muss ich aufbewahren, was kann ich wegschmeißen? Denn der Aktenberg soll ja nicht übermäßig groß werden. Nur das, was wirklich nötig ist, sollte auch aufbewahrt werden (sonst füllt sich doch irgendwann wieder der Schrank).

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

2 Jahre:

Rechnungen / Quittungen, Kontoauszüge, Haushaltsnahe Dienstleistungen (z.B. Gärtner)

5 Jahre:

Handwerker Rechnungen vom Eigenheim

3 Jahre:

Mietverträge nach Ablauf der Miete

Übergabeprotokolle

Nebenkostenabrechnungen

10 Jahre:

Steuerliche Unterlagen (für Unternehmer)

Privat Personen können diese individuell aufbewahren

30 Jahre:

Mahnbescheide, Gerichtsurteile und -unterlagen, Bankunterlagen

Bis zur Rente:

Job- und Schulbedingten Papiere (Arbeitszeugnisse, Referenzen)

Für immer:

ärztliche Gutachten, Ausweise, Urkunden (Geburt, Heirat, Taufe), Unterlagen zur Rentenberechnung (Sozialversicherungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge)

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14 Comments

  1. portapatetcormagis

    Coole Idee!
    Meine Ablagekiste ist bald so schwer, dass ich sie nicht mehr schleppen kann.

  2. Das ist super. Ich nutze seit vielen vielen Jahren ein Hängesystem für die aktuelle Ablage und kann das jedem nur wärmstens empfehlen. Juniors Schulsachen haben wir vor einem Jahr dann auch von Ablagekästen (die farbig passend zum Stundenplan und den Büchern/Hefteinbänden gekennzeichnet waren – siehe hier, wenn du magst: https://antetanni.wordpress.com/2014/03/13/antetanni-sagt-was-ordnung-ist-das-halbe-leben/) auch auf eine Hängeregistratur umgestellt. Es klappt – von der Faulheit des Teenagers mal abgesehen – ganz prima (wenn du auch hier schauen magst: https://antetanni.wordpress.com/2015/09/21/ordnung-ist-das-halbe-leben-fortsetzung/).

    „Dauerhafte Ablage“, z. B. Mietverträge, Impfpass/Zahnartzbonusheft, Steuerunterlagen oder Bankauszüge mit/ohne Aufbewahrungsfristen usw., sind in Ordner abgelegt, aber Papiere, die wieder hervorgeholt werden müssen (weil kurze Frist zur Bezahlung/Beantwortung, Einreichung von Belegen usw.), die liegen auch bei mir in Hängemappen und sind ebenfalls farblich gekennzeichnet, sodass ich auf einen Blick sehe, was wann getan werden darf usw. Bei der Steuer (und auch bei anderen Unterlagen, je nachdem…) mache ich es so, dass ich zwischen den Jahren Trennstreifen eingelegt habe auf denen steht, wann der Inhalt vernichtet werden kann. So kann ich jedes Jahr, wenn die nächste Steuererklärung ansteht, das Jahr entsorgen, das zwischenzeitlich seine Aufbewahrungsfrist erreicht hat. Auch hilft es, vorne in einen Ordner (oder schon außen auf dem Ordnerrücken) eine Kennzeichnung zu machen, was wann weg kann usw.

    Ich komme mit der Kombination von Hängeregistratur für das „Alltägliche“ oder „Jährliche“ und der Dauerablage von älteren/länger aufzubewahrenden Unterlagen.

    Danke für deine Tipps zu Thema, vor allem für die Übersicht zu den Fristen.

    Ach ja, sehr sinnvoll finde ich einen Notfallordner, in dem sind alle wichtigen Familienunterlagen (Stammbuch mit Geburtsurkunden, Ausweiskopien usw.) bzw. Angaben zu Versicherungen/-nummern usw. abgelegt. Sollten wir mal rasch das Zuhause verlassen müssen, wäre alles griffbereit. Diese ganzen Unterlagen habe ich auch digital an einem externen Ort hinterlegt.

    Ich liebe Ordnung. Wenns nur mit dem Ausmisten von Kruscht auch so gut funktionieren würde… Da gibt es noch einiges zu tun im Rahmen meines Entrümpelungsprojektes…

    So, Schluss jetzt, ich möchte noch ein Stückchen nähen heute Abend.

    Viele Grüße ♥ Anni

    • Hallo Anni,
      vielen Dank für diesen sehr ausführlichen Kommentar. Das ist durchaus auch eine sehr tolle Idee, das Jahr aufzuschreiben, wann es entsorgt werden darf. Dann muss man auch nicht mehr blöd rumrechnen.
      Für diesen Notfall Ordner habe ich auch was. Darüber werde ich wohl demnächst auch noch einen Beitrag verfassen.
      Entrümpeln funktioniert bei mir auch noch nicht so gut, aber ich versuche gerade etwas konsequenter zu sein und mich von mehr Dingen zu trennen. Es fällt mir tatsächlich noch immer schwer in einigen Fällen 😉
      LG Jenny

      • Ohh, du sprichst mir aus der Seele, Jenny. Nicht nur, dass die Dinge ja (mal) irgendeinen Wert hatten oder haben, sie scheinen wirklich an mir zu kleben. Alles drehe ich zig mal hin und her, bevor es endlich das Haus verlassen darf. Ich muss mir selbst immer wieder gut zureden, dass dieses oder jenes nun aus der Zeit gefallen ist, dass es mal (s)einen Wert hatte, nun aber hier und heute ist und das Teil X oder Y in der Zukunft einfach nicht mehr gebraucht wird.
        Gut zu wissen, dass ich nicht alleine bin mit diesen Gedanken. Geteiltes Leid…
        Auf ein fröhliches Entrümpeln, Ausräumen, Organisieren… Und auf die Freude darüber, wie gut es dann tut, wenn die Schublade aufgeräumt, der Tisch leer geräumt usw. ist. Daran sollten wir festhalten.
        Auf geht’s! Herzensgrüße ♥ Anni

        • Ja, das schlimmste ist wie immer erst einmal der Anfang. Seit Jahren schleppe ich Schuhe von Umzug zu Umzug mit mir mit, weil ich mich nicht trennen konnte…getragen habe ich sie aber auch nie…liebevoll habe ich sie „Sitzschuhe“ genannt 😀 Verrückt, dass man sich sogar von sowas anfangs nicht leicht trennen kann. Aber wie du schon sagst, die Freude im Nachhinein ist einfach unbezahlbar 🙂
          Ich wünsche dir auf jeden Fall viel Erfolg dabei.
          Liebe Grüße
          Jenny

  3. Super Idee! Vielen Dank dafür. Meine Ablage hat sich mittlerweile auf mehrere Klappkisten verteilt, jede wartet darauf endlich abgeheftet zu werden. Ich glaube ich werde mir so ein „Hängesystem“ zulegen und sämtliche Kisten zumindest mal vorsortieren.

    LG Alex

  4. Pingback: Sonntags-Top-7 #30 | antetanni sagt was | antetanni

  5. Hallo Jenny, und auch Du bist nominiert zum „Liebster Blog Award“. Schau mal dazu auf meine Seite. Liebe Grüße Anja

  6. Die Unterlagen zur Rentenversicherung braucht man nicht für immer aufzuheben. Letztendlich reicht die Jahremeldung zur Sozialversicherung. Wenn die stimmt, ist die im System gespeichert und die einzelne Abrechnung nicht mehr nötig.

    • Hallo Susanne,
      das stimmt, die Unterlagen werden übermittelt und im System gespeichert. Aber ich bewahre sie dennoch auf. So kann ich später genau kontrollieren, ob alles korrekt ist. Ist eine reine Absicherung für mich selber.
      LG Jenny

  7. Hallo Jenny,
    bin gerade über Youtube auf dein tolles Video gekommen.
    Weißt du zufällig ob die Kartons mit dem Hängeregister in ein Fach vom Ikea Kallax Regal passen?
    LG Nadine

    • Hallo Nadine,
      Danke
      Ich hab’s gerade einmal getestet. Ohne Deckel passen sie nur ganz knapp rein. Ich denke die Haken der Hängemappen würden dann immer an der Seite scheuern.
      LG Jenny

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